Publicado en LA GACETA Nº 116 DEL 6 DE JUNIO DEL 2010

(Con sus reformas hasta Resolución 41-2011)

Véase además Resoluciónes 27-2011 y 34-2011 con respecto a libros digitales.

DIRECCION GENERAL DE TRIBUTACIÓN

Nº DGT-09-2010.—San José, a las once horas quince minutos del trece de mayo del dos mil diez.

Considerando:

1º—Que el artículo 99 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios faculta a la Administración Tributaria, para dictar normas generales para la correcta aplicación de las leyes tributarias dentro de los límites que fijen las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

2º—Que de conformidad con los artículos 251 y 252 del Código de Comercio, los libros contables deben ser legalizados por la Dirección General de Tributación. Asimismo, los artículos 51 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su Reglamento, así como el artículo 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, disponen la obligatoriedad de los contribuyentes de llevar libros de contabilidad y otros registros, debidamente legalizados.

3º—Que mediante resolución Nº DGT-23-07, de las nueve horas del diecinueve de setiembre del dos mil siete, se reformó integralmente la resolución Nº DGT-24-06, de las ocho horas del 20 de octubre del 2006, en la que se habían publicado los requisitos para efectuar el trámite de legalización de libros. De igual manera, se derogó esa última resolución.

4º—Que con el objeto de resguardar los principios de legalidad y de seguridad jurídica, se ha estimado necesario hacer una revisión total de la resolución Nº DGT-23-07 y así adaptarla a los cambios y requerimientos exigidos por nuestros usuarios, en aras de procurar un mejor servicio al contribuyente. En este sentido, los cambios propuestos se indicarán en los considerandos siguientes.

5º—Que en el artículo 1 es preciso delimitar la jurisdicción de las Administraciones Tributarias para los casos de la legalización de los libros, por lo que debe hacerse la aclaración de que esa labor se hará en la Administración Tributaria del domicilio fiscal de la persona física o jurídica que legaliza.

6º—Que en el artículo 2 se debe indicar expresamente que la autenticación de firmas la puede realizar tanto un abogado como un notario, cada uno con sus respectivas particularidades. De igual manera, debe modificarse la redacción en cuanto a los trámites que no requieren que se aporten los timbres de ley.

7º—Que en el artículo 3 se debe indicar que en los casos en que se presenten solicitudes de cierre de libros y se requiera su renovación, deben aportarse los libros nuevos. De igual manera, debe mejorarse la redacción del inciso c) en cuanto al lugar en que debe ubicarse la etiqueta de cierre en el libro respectivo. En el caso del inciso d) es conveniente aclarar cuál es el libro de actas que se permite llevar en hojas sueltas, así como los requisitos para su reposición. Además, se debe eliminar el requisito de solicitar la copia de la cédula jurídica por cuanto el Registro Mercantil ya no la expide.

8º—Que en cuanto al artículo 4, se debe ajustar la redacción para que se indique que los requisitos para la reposición de libros son también aplicables a las personas físicas. Igualmente se debe aclarar la situación de la simultaneidad de las publicaciones de los edictos a fin de eliminar las contradicciones existentes. También es conveniente reformar el tema de la certificación del acta notarial, en el sentido de adecuarlo a las regulaciones del Código Notarial.

9º—Que el artículo 5 debe ser aclarado en lo que se refiere a los libros que debe legalizar una fundación que realice actividades lucrativas. En igual sentido, debe aclararse que las personas jurídicas inscritas en el Régimen de Tributación Simplificada, aparte de los libros legales y contables que les corresponde legalizar, deben legalizar además el libro de registro de compras. En este mismo artículo debe establecerse que en el caso de los taxistas inscritos en ese régimen, deben legalizar un libro de registro de compras en el que deben anotar el kilometraje recorrido.

10.—Que la Procuraduría General de la República en su dictamen Nº C-50-2008, del 19 de febrero del 2008, autorizó a la Administración Tributaria a utilizar un procedimiento alterno en los casos donde una persona jurídica que teniendo vencido el nombramiento de su Junta Directiva, requiere la legalización de libros sin tener un representante legitimado para ello y que además no tuviere legalizados los respectivos libros legales.

11.—Que el artículo 4 de la Ley General de la Administración Pública establece que la actividad de los entes públicos deberá estar sujeta en su conjunto a los principios fundamentales del servicio público, para asegurar su continuidad, su eficiencia, su adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social que satisfacen y la igualdad en el trato de los destinatarios, usuarios o beneficiarios.

12.—Que el artículo 4 de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, N° 8220 de 4 de marzo del 2002, publicada en el Alcance 22 a La Gaceta N° 49 de 11 de marzo del 2002, establece que todo trámite o requisito con independencia de su fuente normativa, deberá publicarse en el diario oficial La Gaceta.

13.—Que en razón de las consideraciones de hecho y de derecho expuestas, lo procedente es publicar una nueva resolución de legalización de libros que recoge todas las observaciones planteadas, así como la jurisprudencia dictada por la Procuraduría General de la República. Por tanto:

RESUELVE:

Artículo 1º—Emítase una nueva resolución para el procedimiento de legalización de libros, tal como de seguido se indica.

“Procedimiento para la legalización de libros

ante la Administración Tributaria

CAPÍTULO I

Uso del formulario de solicitud de legalización de libros

Artículo 1º—Formulario autorizado y asignación de número de registro: El trámite de legalización de libros debe efectuarse mediante el formulario D-406 “Solicitud de legalización de libros”. En caso de que por falta de espacio en el formulario indicado no se pudieren consignar todos los representantes legales de una persona jurídica (representación conjunta), la Administración Tributaria correspondiente deberá suministrarle al interesado el formulario “D-406 Anexo de Representantes Legales”.

Serán igualmente válidos los trámites que se realicen mediante el formulario D-406 “Solicitud de legalización o transformación de libros”, disponible en el sitio de creación de empresa de Gobierno Digital.

El interesado deberá presentar la solicitud de legalización de libros por una sola vez, en la cual deberá indicar la modalidad mediante la que desea llevar sus libros, a saber, digitales, empastados y foliados o en hojas sueltas para el caso de las actas.

La Administración otorgará un único número de autorización, que el interesado deberá consignar en todos los libros que requiera, ya sea en forma electrónica, empastados y foliados o en hojas sueltas-caso de libro de actas. Por lo anterior, la Administración no tramitará solicitudes de renovación, reposición, ni aquellas que correspondan a sociedades que transformen su nombre o razón social.

En aquellos casos en los que el interesado decida cambiarla forma de llevar los libros de empastados y foliados a electrónicos, igualmente deberá presentar una solicitud ante la administración o por el sitio de Gobierno Digital, en cuyo caso se le otorgará el número de autorización respectivo.

La Administración Tributaria podrá modificar el formato e instrucciones de este formulario y sus anexos conforme a sus necesidades, por la simple puesta en circulación de un nuevo formato, sin requerir al efecto una resolución que lo implemente.

CAPÍTULO II

Requisitos para la legalización de libros empastados y foliados

SECCIÓN I

Requisitos generales

Artículo 2º—Requisitos. Quienes soliciten la legalización de libros ante la Administración Tributaria, deben cumplir obligatoriamente con los siguientes requisitos:

1.           Presentar en forma completa el formulario D-406, “Solicitud de legalización de libros”, el cual es gratuito y se obtiene en las Administraciones Tributarias.

2.           Se entenderá por cumplida la prestación tributaria de legalización de los libros una vez que la Administración Tributaria proporcione un número de autorización que será asignado al solicitante. A partir de la fecha de su asignación, deberá consignarse ese número en la razón de legalización de cada uno de los libros legalizados. Por lo tanto no será necesario aportar dichos libros ante la Administración Tributaria, para su respectiva legalización.

3.           Si se trata de una persona física, debe presentar la cédula de identidad.

4.           Si es una persona jurídica y su representante legal se encuentra acreditado en nuestros registros, debe presentar su cédula de identidad, en caso contrario, si no está acreditado en nuestros registros, debe presentar además una personería jurídica vigente, con una fecha de emisión no mayor a tres meses.

5. Si la solicitud de legalización y retiro de los libros la realiza un tercero, la firma del contribuyente o representante legal, deberá estar debidamente autenticada por un abogado o un notario en el espacio establecido para tal efecto en el formulario D-406 y en el anexo, si corresponde. En el caso de que la autenticación la efectúe un abogado, se acepta el uso del “sello blanco” o “sello de hule”, pero en el caso de que la realice un notario, debe estamparse el “sello blanco” respectivo. En ambos casos, debe adherirse a la solicitud la suma de ¢250,00 colones por concepto del timbre del Colegio de Abogados.

6. ELIMINADO

 La cancelación de los timbres deberá efectuarse mediante formulario de Entero de Gobierno, y adherirse al formulario D-406 denominado “Solicitud de legalización de libros”. Igualmente, se admitirán medios de pago electrónico de las especies fiscales correspondientes, adhiriendo al formulario indicado, la impresión de los comprobantes respectivos.

7.           En todo trámite de legalización, excepto en las transformaciones, tal como se indica en el inciso b) del artículo siguiente, se deben aportar los siguientes timbres:

•             Ciento veinticinco colones (¢125) en timbres fiscales, por cada libro de contabilidad y libro de registro de compras por legalizar.

•             Veinticinco colones (¢25) en timbres del Colegio de Contadores Privados por cada libro de contabilidad, de registro de socios (accionistas) y de actas. De igual manera, en el libro de registro de compras por legalizar.

•             En caso de no existir timbres fiscales en circulación en el mercado, estos pueden ser sustituidos por el comprobante de pago que emite el banco autorizado.

SECCIÓN II

Requisitos específicos según el tipo de trámite

Artículo 3º—Requisitos para cada tipo de gestión:

a.           Renovación de libros: En aquellos casos en que el libro legalizado por el interesado llegue a su fin, el responsable deberá proceder con el cierre del libro anterior, para lo cual deberá trazar una línea diagonal con tinta de un extremo al otro en el último folio. En el nuevo libro, se anotará en la razón de legalización, el número de autorización que la Administración le otorgó para efectos de legalización, el cual se debe estampar en el espacio de número de asiento, además de todos los datos correspondientes al contribuyente. El interesado deberá conservar el libro que se cerró a efectos de demostrar en caso necesario el cierre del mismo.

b.           Cambio de nombre o razón social: Aquellas personas jurídicas que efectúen cambio de su nombre o razón social, deberán cerrar el libro que se llevaba con el nombre o razón social anterior, trazando en cada uno de los folios que queden en blanco una línea diagonal con tinta de un extremo al otro y deberá abrir un nuevo libro, en el que debe constar en la razón de legalización el nuevo nombre o razón social, así como los datos correspondientes a la sociedad, el tipo de libro, el número de libro, que en este caso deberá ser 1. En estos libros deber ir consignado el número de autorización que la Administración otorgó para el nombre o razón social anterior, en el espacio correspondiente a número de asiento.

c.            Cierre de libros: Para efectos del cierre de libros, el interesado únicamente deberá proceder con el cierre de los folios trazando una línea diagonal con tinta de un extremo al otro en el último folio.

d.           Libros legales en hojas sueltas: Se autoriza el uso de hojas sueltas en la legalización de los libros de actas de Asamblea de Socios, actas de Junta Directiva y Registro de Socios.

Se entenderá por cumplida la obligación de legalización de los libros que se lleven bajo esta modalidad, tanto para los sujetos pasivos que ya se encuentren debidamente registrados como para quienes se registren por primera vez, una vez cumplida la presentación del formulario D-406 “Solicitud de legalización de libros” o mediante un simple escrito dirigido a la Administración Tributaria, para lo cual esta proporcionará un número de registro o entrada electrónica que será notificado al solicitante y que deberá consignarse a partir de determinada esa fecha en cada uno de los folios de los libros indicados.

Cada folio, deberá contener además del número asignado por la Administración Tributaria, un número consecutivo que garantice la secuencia ordenada de los mismos, así como el nombre o razón social y el número de cédula jurídica.

En el momento en que se cierre un libro de actas en hojas sueltas, este deberá ser encuadernado y empastado para su debida conservación.

No será necesario que el interesado aporte ante la Administración Tributaria las hojas sueltas para su legalización o cierre.

 

Artículo 4º—De la reposición de libros. En aquellos casos en que por circunstancias fortuitas, se extravíen, roben o dañen los libros, la reposición de los mismos será responsabilidad del interesado; en este caso el responsable mediante declaración jurada procederá a reponer los libros legales o contables por las causas o motivos justificados que este pruebe o demuestre y que deben constar en esta declaración, indicando las razones por las cuales se hace necesario abrir y legalizar nuevos libros; dicha declaración debe adherirse al folio Nº 1 de los nuevos libros sustitutos.

CAPÍTULO III

Tipos de libros por legalizar

Artículo 5º—Libros por legalizar según tipo de persona y actividad que realice.

a.           Libros generales:

Las personas jurídicas, las personas físicas con actividades lucrativas y otros contribuyentes del impuesto sobre la renta como los fideicomisos, las sucesiones, sucursales o agencias de empresas extranjeras, cuentas en participación, encargos de confianza, sociedades de hecho, entes dedicados a la prestación privada de servicios de educación universitaria, empresas públicas organizadas bajo la forma de sociedades anónimas, bancos estatales y privados y todos aquellos contribuyentes que no estén expresamente indicados dentro de los anteriores, deberán legalizar los libros de Diario, Mayor e Inventarios y Balances, con las siguientes excepciones, que se regulan en el aparte c.- siguiente:

i.             Técnicos y profesionales liberales que únicamente se dediquen al ejercicio liberal de su profesión, así como las personas físicas que presten servicios no gravados con el impuesto general sobre las ventas, sin perjuicio de los que laboren también en relación de dependencia. En estos casos, deberán llevar un libro especial de ingresos y egresos y un Registro auxiliar en el que desglosarán los activos necesarios para el ejercicio de su profesión, los cuales no requieren ser legalizados.

ii.            Personas físicas inscritas en el Régimen de Tributación Simplificada.

b.           Libros adicionales:

Además de los libros generales indicados en el inciso anterior, las sociedades deberán llevar los libros que a continuación se detallan:

1.           Libros por legalizar según tipo de sociedad:

i. Sociedades anónimas: Actas de Consejo de Administración (Junta Directiva), Actas de Asamblea de Socios (Asamblea General), Registro de Socios (Registro de Accionistas) y el Registro de Obligaciones, si las hubieren emitido, conforme lo dispone el Artículo 252 del Código de Comercio.

ii.            Sociedades de responsabilidad limitada: Actas de Asamblea de Socios y Registro de Socios.

iii.           Sociedades de Actividades Profesionales, Sociedades Anónimas Laborales y Sociedades Civiles: Actas de Asamblea de Socios.

2.           Libros por legalizar según el tipo de actividad que realice:

i.             Casas de empeño y compra-venta de artículos usados: Registro de compra-venta (solo para personas físicas e instituciones del Estado).

ii.            Establecimientos de desarme de vehículos: Registro de desarme de vehículos.

c.            Libros específicos:

i.             Personas físicas inscritas en el Régimen de Tributación Simplificada: quienes legalizarán únicamente el libro de “Registro de compras” en el que se registrarán tanto las compras como el detalle de los activos. Tratándose del transporte remunerado de personas en modalidad de taxi, se legalizará igualmente este libro de registro de compras, en el que se registrará, en lugar de las compras, el kilometraje recorrido, así como el detalle de los activos.

ii.            En el caso de personas jurídicas inscritas en este régimen, legalizarán los libros generales indicados en el inciso a) anterior, así como el libro de registro de compras con el detalle señalado en el punto i) anterior.

iii.           Fundaciones que realicen actividades lucrativas: aparte de los libros indicados en el inciso a) de este artículo, pueden legalizar, si lo requieren, el libro de actas de asamblea.

CAPÍTULO IV

Razón de legalización

Artículo 6º—Razón de legalización: Todos los libros indicados en el artículo 5º de la presente resolución, deberán llevar en el folio1, la razón de legalización preimpresa, en la cual deben detallarse todos los datos requeridos en la misma. El interesado deberá transcribir en el espacio correspondiente al Nº de asiento el número de autorización otorgado por la Administración, así como el tipo de trámite autorizado por la misma.

Como una forma de garantizar el servicio de legalización a todos aquellos que así lo soliciten, la Administración recibirá un máximo de tres solicitudes por interesado o autorizado. En caso de que se requiera presentar más de tres solicitudes de legalización, el encargado del Área de Servicio de cada Administración Tributaria tomará las acciones administrativas correspondientes para dar cumplimiento a los principios fundamentales del servicio público, en cuanto a la eficiencia, continuidad, igualdad y adaptación al cambio legal imperante.

Artículo 7º— ….(Eliminado)

Artículo 8º— ….(Eliminado)

CAPÍTULO V

Derogatorias y vigencia

Artículo 9º—Derogatorias: Se deroga en todos sus extremos la resolución N° DGT-23-07, de las nueve horas del diecinueve de setiembre del dos mil siete.

Artículo 10.—Vigencia. Rige a partir de su publicación.

Transitorio.—Aquellas solicitudes de legalización de libros que se hubieren presentado con anterioridad a la vigencia de la presente resolución y estuvieren pendientes de resolver al momento de su publicación, deberán tramitarse conforme a los presupuestos establecidos en la resolución DGT-23-07 supra citada.

Publíquese.—Francisco Fonseca M., Director General.—1 vez.—O.C. Nº 8094.—Solicitud Nº 34044.—C-401220.—(IN2010045511).

 

Mediante Resolución No. 34-2011 se agrego:

Artículo 1º—Libros en formato digital legalizados por la Dirección General de Tributación. Podrán
ser llevados en formato digital todos los libros sociales y comerciales que esta Dirección debe legalizar, establecidos por el artículo 53 del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, en concordancia con el artículo 51 de dicha Ley, así como los artículos 251 y siguientes, y 303 del Código de Comercio, a saber: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, Actas de asambleas de socios, Actas del consejo de administración, Registro de obligaciones, Registro de socios y el libro de Registro de los corredores jurados.

Artículo 2º—Solicitud de legalización y asignación de número de registro. Se entenderá cumplida la prestación tributaria de legalización de los libros digitales indicados en el artículo 1° de esta resolución una vez que la Administración Tributaria proporcione un número de registro o entrada electrónica que será asignado al solicitante. A partir de la fecha de asignación de ese número, el mismo deberá consignarse en cada uno de los folios de los libros digitales legalizados.

Tanto quienes legalicen libros digitales por primera vez, como quienes hayan legalizado libros físicos, que opten por cambiarlos a soportes electrónicos, podrán solicitarlo mediante la presentación del formulario D-406 “Solicitud de legalización de libros” ante la Administración Tributaria competente, en el que se indique claramente sobre el carácter digital de los libros.

Artículo 3º—Fuerza probatoria de los libros digitales legalizados. Una vez legalizados, los libros referidos en el artículo 1° de esta resolución, tendrán la fuerza probatoria en las mismas condiciones que los documentos físicos.

Artículo 4º—Conservación del soporte electrónico. De conformidad con el artículo 6º de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos Nº 8454, estos libros se conservarán por el plazo establecido por ley, en soporte electrónico, con la aplicación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad y para posibilitar su acceso o consulta posterior.

Artículo 5º—Contenido de los libros digitales. El contenido de los libros que se conserven en soporte electrónico deberá constituir fiel respaldo de los actos que por ley deban consignarse en ellos. Los contribuyentes podrán escoger el formato de libro que mejor se avenga a sus intereses y consignar en cada folio, sea este electrónico o de papel, el número de entrada o registro electrónico otorgado por la Administración Tributaria como razón de legalización. Las actas de los libros que se lleven en soporte electrónico, deberán ir firmadas digitalmente.

Artículo 6º—Cancelación de timbres. La facultad de optar por el uso de registros electrónicos como soporte de los libros legales, no exime de la cancelación de los timbres que por ley correspondan a la legalización de libros. La cancelación de los timbres deberá efectuarse mediante formulario de Entero de Gobierno, y adherirse al formulario D-406 denominado “Solicitud de legalización de libros”. Igualmente, se admitirán medios de pago electrónico de las especies fiscales correspondientes, adhiriendo al formulario indicado, la impresión de los comprobantes respectivos.

Artículo 7º—Los contribuyentes que continúen utilizando sus libros legalizados en la forma física tradicional u opten por utilizar los libros indicados en el artículo 1° de esta resolución de esta forma, deberán estarse a lo dispuesto en la Resolución Nº 09-2010 de las 11:15 horas del 13 de mayo de 2010 y sus reformas.

 y El siguiente TRANSITORIO:

Transitorio I.—En el momento en que se materialice la digitalización de la solicitud de constitución de una sociedad por medio de Gobierno Digital, quedará implícita la legalización de los libros digitales para aquellos interesados que planteen dicha solicitud por este medio, para lo cual la Administración Tributaria aplicará lo establecido en el artículo 2 de la presente Resolución, y proporcionará un número de registro o entrada electrónica que será notificada al solicitante y a partir de tal fecha, dicho número deberá consignarse en cada uno de los folios de los libros legalizados por este medio.

_________

ANEXO

RESOLUCION DE ARCHIVO DE ACTUACIONES

Nº —-2010. Administración Tributaria de ————. A las —— horas del ——– de ——- del dos mil ——.

Conoce de oficio esta Administración Tributaria del archivo de las actuaciones de reposición de libros, incoadas por —— cédula de identidad ———- (en el caso de personas jurídicas debe insertarse la siguiente redacción: ——–, en su condición de Representante Legal de ————-, cédula jurídica N° ———).

Resultando:

1. Que mediante solicitud N°——–, el señor(a) ———— (o bien: el señor(a), en su condición de representante legal de ————–) interpuso ante esta Administración Tributaria, el día ———, la reposición del(los) libro(s) ———– (indicar el nombre del o los libros) (folio —)

2. Que a la fecha, el interesado no ha cumplido con el requisito de publicar (o bien: de presentar ante la Administración dentro del plazo legal correspondiente), los respectivos edictos.

3. Que en el presente caso se han observado las prescripciones de ley.

Considerando:

Único.-

Esta Administración Tributaria ha procedido a confirmar que dentro del expediente administrativo no consta que ——————- cumplió con el requisito establecido en el punto ii) del inciso b) del artículo 4 de la resolución DGT-09-2010, de publicar los edictos dentro de los 30 días naturales contados a partir de la presentación de la solicitud de reposición (o bien: que expiró el plazo de diez días hábiles para presentar en la Administración Tributaria el original o copia certificada de las hojas completas de los diarios que contengan las publicaciones).

En razón de lo anterior y en aplicación de lo dispuesto en el artículo 4 de la resolución de marras, procede el archivo de las presentes diligencias. En consecuencia, el interesado deberá iniciar un nuevo procedimiento para la reposición del (los) libro(s) de ———.

Por tanto,

LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA DE ————–

RESUELVE

Con base en las consideraciones de hecho y de derecho arriba apuntadas y en aplicación de lo dispuesto en el artículo 4 de la resolución N° DGT-09-2010, procede el archivo de las presentes diligencias. En consecuencia, el interesado deberá iniciar un nuevo procedimiento para la reposición del(los) libro(s) de ——–.

Se ordena la notificación de la presente resolución al interesado.-

 

__________________________________

Subgerente de Servicio al Contribuyente

Administración Tributaria de ————

Notifíquese en: ————————-

cc. Archivo.-

ADVERTENCIA: Este material es sólo para el uso personal  y está  protegido por las Leyes de Derechos de autor. Es proporcionado sólo como información general  y no constituye ni es un substituto de consejo legal ni otro tipo de  consejo profesional. La dependencia en este material es únicamente bajo su propio riesgo. Siempre consulte su propio  consejero profesional y discuta los hechos y las circunstancias que aplican a su caso específico.

 

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